Por qué es importante guardar algunos informes escolares

La escuela le envía reportes que le informan cómo le está yendo a su hijo en la escuela y lo que la escuela está haciendo por él. Puede que usted sepa cómo archivar esos informes. Pero, ¿sabía que hay otros documentos, tanto formales como informales, que son importantes que guarde para futura referencia?

Guardar todos los informes escolares de su hijo puede que lo ayude a notar tendencias y patrones a lo largo del tiempo. Los reportes que archive pueden proporcionarle detalles específicos y documentación cuando esté hablando de los recursos que su hijo necesita para progresar en la escuela. Estos son los tipos de documentos que hay que guardar y por qué son importantes.

Registros que dan una idea más completa

Los comunicados que reciba de los maestros y de la escuela puede que describan un panorama más completo de cómo le está yendo a su hijo en la escuela. Por ejemplo:

• Los exámenes calificados y las tareas muestran dónde su hijo está teniendo problemas o está mejorando en las diferentes materias.

• Las boletas de calificaciones indican cómo le va a su hijo académicamente en un determinado lapso de tiempo.

• Los resultados de las pruebas estandarizadas le muestran cómo le va a su hijo, comparado con otros chicos en su escuela y en su estado. También es un informe que muestra qué tan bien se está desempeñando en la escuela.

• Notas o correos electrónicos acerca del comportamiento en clase, las habilidades sociales o problemas de asistencia pueden señalar asuntos que necesita hablar con el maestro de su hijo. Estas comunicaciones son informativas en el momento que las recibe. Pero archivarlas en casa le permitirá notar la existencia de patrones o tendencias en cuanto a cómo su hijo, el maestro o la escuela están desempeñándose a lo largo del tiempo.

Es recomendable imprimir y completar una lista de contacto del personal escolar con el que puede comunicarse. Es de utilidad tenerla a mano en caso de que la situación lo amerite.

Informes de los esfuerzos del personal de la escuela

Asegúrese de guardar cualquier informe del progreso y notificaciones acerca de lo que los maestros y otros empleados de la escuela han estado haciendo por su hijo. Puede que desee descargar una planilla para llevar un registro de las comunicaciones entre usted y los funcionarios de la escuela.

Esto puede ayudarlo a documentar patrones y hacer un seguimiento de lo que se ha discutido y las decisiones que se han tomado. Cuando usted señala información específica, se asegura de proteger mejor los derechos de su hijo.

Expediente escolar oficial

Es buena idea tener copias de todos los documentos que están en el expediente escolar oficial de su hijo. De hecho, existe una ley federal llamada Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA, por sus siglas en inglés) que le otorga derechos en cuanto al expediente escolar de su hijo, incluyendo el derecho de ver y fotocopiar todos los documentos que allí se incluyan.

No todas las escuelas utilizan el mismo sistema de organización, así que pregunte a los administradores escolares cómo funciona su sistema. Estos son expedientes comunes que tienen las escuelas.

Archivo acumulativo: Este puede que solo incluya una tarjeta con información de identificación personal, resultados en las pruebas estandarizadas y boletas de calificaciones.

Archivo confidencial: Este a menudo se guarda en la oficina administrativa central de distrito escolar, donde se localizan las oficinas del programa de  educación especial. Este archivo generalmente incluye:

• Todos los reportes escritos como resultado de la evaluación para la educación especial que hizo la escuela y los relacionados (puede usar estos modelos de cartas para solicitar evaluaciones y reportes)

• Registros de las evaluaciones educativas independientes, si su hijo ha sido evaluado de esa manera

• Registros médicos que usted haya autorizado que la escuela tenga

• Resultados de pruebas de la vista y la audición realizadas por la escuela

• Resumen de los reportes del equipo evaluador y de las reuniones del comité de elegibilidad

• El Programa de Educación Individualizado (IEP, por sus siglas en inglés) o el  plan 504 de su hijo

• Correspondencia entre usted y el personal de la escuela

Archivo de quejas: Este expediente muestra que el sistema escolar ha cumplido con las fechas límite y con las regulaciones referentes a las notificaciones y consentimiento requeridas por la ley federal. Los documentos que podría incluir son:

• Reportes de las reuniones de determinación de elegibilidad para niños que están siendo considerados para los servicios de educación especial

• Correspondencia entre las autoridades escolares, incluyendo notificaciones y consentimiento

Archivo de disciplina: Puede incluir notas acerca de problemas de comportamiento y disciplinarios que involucren suspensiones a largo plazo o la expulsión definitiva. Si el estudiante tiene un plan de intervención de comportamiento (BIP, por sus siglas en inglés), puede archivarse aquí.

Archivo de asistencia: Contiene un registro de la asistencia escolar del estudiante. También puede incluir notas de los padres referentes a ausencias justificadas.

Cómo empezar

Es importante establecer un sistema de organización que le funcione. Aprenda cómo hacer una carpeta del IEP para mantener todo organizado. Si su hijo no tiene un IEP, igualmente puede usar una carpeta de argollas para clasificar los documentos. Puede usar esta lista de revisión de la carpeta del IEP para hacer un seguimiento de sus documentos (puede ser de utilidad incluso si su hijo no tiene un IEP).

Después, empiece a guardar lo que la escuela envía a casa y solicite una copia del expediente escolar de su hijo. Es recomendable guardar más documentos de los que usted cree que podría necesitar. Siempre puede reconsiderarlo más adelante.

Lea acerca de las ventajas de los registros digitales. Y revise un resumen acerca de archivar documentos.